Avez-vous l'impression que votre cerveau est une boîte de réception surchargée, où les « urgents » s'empilent plus vite que vous ne pouvez les gérer ? En tant que chef de projet, ces mails ne sont pas des spams, mais des demandes, des échéances, des risques, des contraintes de ressources qui vous sollicitent tous en même temps.
Le plus difficile, quand l’esprit est en désordre, c’est de réussir à retrouver rapidement de la clarté. Y a-t-il un moyen facile de structurer rapidement vos idées et de montrer toute la structure et les objectifs du projet à votre équipe dans un visuel clair ?
La réponse est la carte mentale de Plaud Note. Cet outil de réflexion visuelle puissant peut vous aider à passer du chaos à la clarté et à lancer vos projets avec un nouveau niveau d'efficacité.
Qu’est-ce qu’une carte mentale ?
La carte mentale est un outil visuel qui permet d’organiser des informations, des idées ou des tâches en mettant en évidence leurs liens. Quand on parle de carte mentale, on pense souvent à ce schéma classique : une idée centrale, un sujet principal ou un thème au milieu de la page, autour duquel viennent se greffer, comme les rayons d’une roue, des idées ou sous-thèmes associés.
Il prend ce désordre et l'organise visuellement, en regroupant et en ramifiant les idées pour donner forme et sens au chaos.
Cette technique d'organisation des idées est idéale pour les chefs de projet, car elle vous permet de visualiser votre raisonnement. Cette souplesse vous permet d'apercevoir des modèles, des prochaines étapes ou des thèmes qui n'étaient pas évidents auparavant.
Elle vous fait passer de la question « Qu'est-ce qui me préoccupe ? » à « Qu'est-ce qui est réellement important et réalisable ici ? ». Le fait de dessiner la carte vous aide à mieux comprendre le sujet, et la carte finale devient un guide d'étude efficace qui vous aide à mieux vous souvenir des choses que les notes traditionnelles.
Comment faire des cartes mentales pour vos projets ? 7 étapes
Pour que votre carte de projet soit claire, utile et vous aide à transformer le chaos de départ en une structure de travail organisée (WBS), vous pouvez suivre cette méthode en sept étapes.
Étape 1 : Préparez une liste de termes clés
Commencez par rassembler tous les éléments initiaux du projet :
- Objectifs
- Rôles
- Calendriers et risques
- Ce que vous devez fournir
Il ne s'agit pas encore de ranger, mais de lister. Cette phase est un brainstorming sans filet. Elle vous libère l'esprit de toutes les pensées parasites et des notes de réunion éparpillées.
Conseils : si vous avez besoin de noter rapidement vos idées ou de rédiger un compte rendu détaillé d'une réunion, l'utilisation d'un outil de prise de notes IA tel que Plaud Note peut considérablement accélérer cette phase initiale.
Il peut enregistrer de l'audio et le transformer en texte organisé ou même en carte mentale brute, vous donnant les informations brutes sans que vous ayez à taper au clavier.
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Étape 2 : Définir et isoler les thèmes principaux
Une fois votre liste dressée, l'étape suivante est de définir les mots. Vous devez identifier quels mots sont des thèmes principaux et quels mots sont des sous-thèmes.
Ces thèmes principaux (les grandes étapes du projet ou les groupes de livrables comme la portée, les ressources, les risques) constitueront le « tronc » de votre carte mentale et structureront le reste.
Si vous avez utilisé Plaud Note pour saisir vos idées initiales, vous pouvez tirer parti de sa structure initiale ou de sa transcription en texte clair pour identifier rapidement ces thèmes principaux et accélérer la création du tronc de la carte mentale, ce qui vous évitera de vous perdre dans les données brutes.
Étape 3 : Tracez les thèmes principaux et laissez de l'espace
Écrivez ces thèmes principaux sur la page. Veillez à laisser suffisamment d'espace entre eux afin de pouvoir dessiner toutes sortes de relations et de flèches par la suite.
Étape 4 : Trouver la relation logique
C'est là que commence la réflexion structurée. Vous devez déterminer comment ces thèmes principaux s'articulent logiquement entre eux.
Posez-vous les questions suivantes :
- Sont-ils similaires ou différents ?
- L'un est-il la cause de l'autre ?
Par exemple, si la tâche A doit être terminée avant que la tâche B puisse commencer, vous devez représenter visuellement ce processus à l'aide d'une flèche. Cela facilite grandement la compréhension de l'ensemble.
Étape 5 : Trouver la base de classement
Cherchez encore d'autres relations pour classer les mots clés. En gestion de projet, vous pouvez classer les tâches par calendrier (par exemple, les tâches du premier trimestre par rapport à celles du deuxième trimestre) ou par emplacement (par exemple, les tâches externes par rapport aux tâches internes).
La découverte de ces relations vous permet de comprendre les données et de savoir que la solution pour tous les éléments d'un classement est la même, même si vous ne connaissez pas tous les termes.
Étape 6 : Utilisez une expression visualisée
Pour plus d'efficacité, utilisez un code couleur pour mettre en évidence les relations.
Par exemple, les branches rouges pourraient représenter un risque élevé et les branches vertes les étapes approuvées. Utilisez des visuels pour condenser un maximum d'informations en une seule image.
Cela rendra votre analyse beaucoup plus percutante et instantanément plus mémorable que des paragraphes massifs.
Étape 7 : Optimisez l'efficacité de la révision
La dernière étape est de faire en sorte que votre carte mentale soit la plus efficace possible à consulter.
Contrôlez le flux des idées : grossissez et renforcez vos flèches pour que l'oeil du spectateur sache où commencer et quelle est la ligne de raisonnement. Pour que tout soit clair, vous devez aussi maîtriser les branches.
Une bonne règle est d'essayer de ne pas avoir plus de trois ou quatre branches à un même endroit. Si vous en avez trop, trouvez une manière plus poussée de catégoriser les idées. Ainsi, votre équipe se rappellera immédiatement de tout le sujet et de la façon dont les idées s'enchaînent.
Convertir la carte mentale en action de projet
L’objectif, au fond, c’est de transformer cette structure visuelle en actions concrètes. Grâce à la carte mentale, il devient plus facile de distinguer ce qui peut être mis en œuvre de ce qui relève simplement d’une idée ou d’une information de référence.
- Une fois que vous avez créé votre carte mentale structurée (WBS), prenez le temps de passer en revue chaque branche pour repérer les étapes à accomplir. À partir de là, vous pouvez dresser une liste de tâches ou une liste de contrôle.
- La carte mentale peut aussi servir à fixer un objectif pour la semaine, ou à établir une liste de contrôle en fonction des branches les plus urgentes. Il n’est pas nécessaire de chercher à rendre chaque branche immédiatement productive : laissez les idées moins prioritaires de côté, elles pourront simplement vous servir de point de repère plus tard.
Cette méthode structurée aboutit à une liste de tâches, un calendrier ou une décomposition du projet.
Une fois la structure établie, il ne reste plus qu'à la communiquer à l'équipe et à la transformer en listes actionnables.
Pour les chefs de projet qui ont besoin de transférer rapidement le contenu de leur carte mentale vers des outils numériques comme Jira ou Trello, Plaud Note permet d’exporter facilement des informations claires et bien structurées. Cela offre à votre équipe une vision nette du projet et assure que toutes les actions identifiées sont converties en une liste de tâches numérique, sans rien oublier.
Conclusion et prochaines étapes
Nous avons parcouru les étapes essentielles : partir d’un excès d’informations et d’un premier brainstorming, puis organiser tout cela dans une carte mentale, pour enfin transformer ces idées en actions concrètes pour votre projet.
La carte mentale, c’est un moyen simple de poser tout ce que vous avez en tête et de prendre du recul pour mieux comprendre la situation. Que vous deviez prendre une décision importante ou clarifier vos priorités, il y a forcément une carte mentale qui pourra vous aider.
Gardez à l’esprit qu’il n’est pas nécessaire que votre carte mentale soit parfaite ou esthétique. Ce qui compte, c’est qu’elle vous aide à y voir plus clair et à organiser vos idées.
