Il est démontré que la plupart des équipes se trompent dans la planification des actions en la prenant pour un travail individuel. Vous vous posez la même question. Un manager élabore généralement une stratégie affinée seul, mais ces plans s'effondrent face aux réalités et aux scénarios du monde réel. Des études montrent que ce n'est pas le manque d'intelligence ou d'efforts qui conduit à des échecs coûteux, mais une mauvaise planification. Alors ne vous en faites pas trop si ça ne fonctionne pas. Ce qui manque, c'est l'action, l'effort commun qui transforme des buts simples en pas concrets.
Le brainstorming est important dans la planification des actions car il permet de connaître les avis de l'équipe, de tester les hypothèses et d'obtenir l'adhésion pour la mise en oeuvre. Un bon brainstorming fait ressortir les risques et les dépendances cachées et permet l'appropriation collective des résultats. Pour révolutionner votre planification, enregistrez toutes les idées avec Plaud Note et retrouvez-les quand vous en avez le plus besoin.
Dans ce guide, nous verrons donc pourquoi le brainstorming est important, comment le réaliser et les erreurs qui peuvent faire échouer les plans d'actions collectifs.
Qu’est-ce que le brainstorming ?
Le brainstorming, créé par Alex Osborn dans les années 1940, est une méthode structurée pour produire des idées par la résolution de problèmes en groupe. Il stimule la pensée divergente, ouvrant les options avant de les fermer, avec quatre règles : suspendre le jugement, viser la quantité, rechercher les idées folles et s'appuyer sur les idées des autres.
Contrairement aux idées reçues, un bon brainstorming est focus, structuré, avec des objectifs précis et une évaluation Aujourd'hui, les équipes s'appuient sur des outils comme l'analyse SWOT, le mind mapping et les plateformes numériques pour collecter et affiner les idées.
Pour la planification des actions, le brainstorming fait le lien entre les objectifs théoriques et la mise en pratique, transformant des objectifs comme « gagner des parts de marché » en actions concrètes. Quand les équipes co-construisent des actions, elles s'engagent et réussissent.
Astuces pour mener une séance de brainstorming efficace
La plupart des brainstorming résultent par trop de paroles et peu d'actions. Les participants repartent confus au lieu d’avoir à l’esprit des actions à mener. Le problème n'est pas souvent le manque d'idées, mais le manque d'organisation. Voici comment mener des sessions qui produisent des idées actionnables, en trois étapes : préparation, animation et suivi.
Préparer
C'est la préparation qui fait passer le brainstorming de réunions inutiles à des réunions productives. Avec des objectifs clairs et des participants informés, vous évitez les explications interminables et passez directement à la production d'idées.
Liste de contrôle avant la session :
- Définissez un objectif clair (par exemple, « Trouver 5 moyens de fidéliser la clientèle pour le 2e trimestre avec le budget actuel » au lieu de « Trouver des idées pour le 2e trimestre »).
- Partagez les documents pertinents 48 à 72 heures à l'avance : données, indicateurs, tentatives passées et contraintes.
- Invitez 5 à 8 personnes ayant des rôles, des expériences et des modes de pensée variés.
- Désignez un animateur pour guider le processus (sans apporter d'idées).
- Aménagez l'espace : tableaux blancs et post-it pour les sessions en présentiel, et Miro ou Mural pour les sessions virtuelles.
- Éliminez les distractions : pas d'e-mails, téléphones en mode silencieux.
Organiser
C'est l'étape de l'idéation proprement dite. La structure permet de garder la créativité focalisée et productive.
Pendant la session
- Commencez par un échauffement de 5 minutes (par exemple, « citez des utilisations inhabituelles d'une brique ») pour encourager la pensée divergente.
- Faites un brainstorming silencieux : chacun note ses idées pendant 5 à 10 minutes avant de les partager.
- Continuez avec un partage à tour de rôle pour que chacun puisse s'exprimer.
- Utilisez la méthode « Oui, et... » pour construire sur les idées au lieu de les refuser.
- Écrivez toutes les idées de façon visible, sans les juger pour le moment, même les idées les plus mauvaises peuvent être bonnes.
Évaluation
- Regroupez les idées par thèmes et recherchez des tendances.
- Identifiez les lacunes qui nécessitent une réflexion plus approfondie.
- Évaluez à l'aide de critères clairs : faisabilité, impact, investissement, calendrier et alignement.
- Établissez rapidement les priorités à l'aide d'un vote par points ou d'une matrice d'effort 2×2 par rapport à l'impact.
Suivi
C'est dans le suivi que la plupart des équipes échouent. Sans suivi, les meilleures séances ne donnent rien.
Dans les 24 heures
- Partagez une documentation complète : toutes les idées, tous les critères, toutes les priorités et tous les raisonnements.
- Transformez les priorités en mesures concrètes avec des responsables et des délais (par exemple, « Maria doit rédiger une version révisée des e-mails d'intégration avant le 15 mars »).
- Ajoutez des mesures de succès pour chaque initiative.
Dans un délai d'une semaine
- Organisez une rencontre de suivi pour voir comment les données recueillies affectent le plan d'action
- Partagez les brouillons qui montrent comment les contributions ont façonné les décisions
- Enregistrez et transcrivez les réunions avec Plaud Note, un enregistreur vocal IA, pour que chacun puisse être présent pendant que la documentation est prise en charge.
Créer un « parking »
- Notez les idées qui n'ont pas été retenues, mais qui pourraient s'avérer utiles plus tard.
- Consultez cette liste lorsque les conditions changent ou que de nouvelles ressources apparaissent.
Faites appel à Plaud pour rationaliser les séances de brainstorming de votre équipe.
La plupart des brainstormings fatiguent les leaders. Vous jonglez entre l'animation, la prise de notes, essayer de garder la conversation sur le sujet et espérer ne pas oublier une idée géniale évoquée 20 minutes plus tôt. À la fin, vous êtes épuisé et vous avez encore des heures de documentation pour donner un sens à tout cela.
Imaginez que vous vous concentrez uniquement sur l'animation de la conversation et qu'un outil d'IA s'occupe de toute la documentation et de l'organisation. C'est là que Plaud Note change la donne.
Préparez-vous plus intelligemment
Les meilleurs brainstormings commencent avant la réunion Au lieu de prendre les participants au dépourvu, donnez-leur le contexte à l'avance.
Avec Plaud Note, transformez instantanément les réunions ou les appels clients d'hier en résumés lisibles. Envoyez un petit résumé, comme « Voici ce dont nous avons parlé de la fidélisation des clients, commencez à la section 3 ».
Faites une petite vidéo expliquant le but, les contraintes et les résultats attendus. Cela garantit que chacun arrive prêt à donner, pas seulement à rattraper.
Capturez chaque idée
Quand le brainstorming démarre, Plaud Note vous aide à rester concentré. Il écrit tout, pour que personne n'ait à diviser son attention entre la prise de notes et la participation.
Vous pouvez vous concentrer sur la facilitation de la discussion, sachant que chaque idée, grande ou petite, est enregistrée. Puis, l'IA de Plaud extrait les points essentiels et les actions à mener, offrant un résumé prêt à l'emploi en quelques minutes.
Transformez les discussions brutes en actions concrètes
Après la séance, la dynamique s'amplifie et ne s'éteint pas. Plaud Note structure votre transcription en un compte rendu des idées, des responsables et des prochaines étapes.
Rien ne filtre et la responsabilisation est immédiate. 6 mois plus tard, un nouveau projet commence, vous pouvez relire ces transcriptions et agir immédiatement sur les idées retrouvées.
Principaux pièges à éviter lors d'une séance de brainstorming en équipe
Même les séances de brainstorming bien structurées peuvent échouer si les leaders ne prévoient pas les modes de défaillance typiques. Connaître ces pièges vous permet d'intégrer des contre-mesures dans votre design de session.
Point 1 : Laisser les voix dominantes contrôler la conversation
Dans chaque équipe, il y a des personnes qui parlent et d'autres qui pensent. Sans facilitation intentionnelle, les voix les plus fortes dominent, les membres plus silencieux se désengagent et les idées de ceux qui sont les plus proches du travail sont perdues.
Les plus véhéments sont souvent des top managers qui ne sont pas au contact des problèmes opérationnels ou clients. Cela peut mener à des plans d'action avec des angles morts critiques.
Pour remédier à cela, utilisez des méthodes structurées :
- Brainstorming silencieux : demandez à chacun d'écrire ses idées avant de commencer la discussion.
- Partage à tour de rôle : veillez à ce que chaque personne dispose d'un temps égal pour s'exprimer.
- Invitations directes : demandez à certaines personnes en particulier de donner leur avis, par exemple : « James, tu travailles avec les clients, qu'en penses-tu ? »
- Contribution anonyme : permettez le partage d'idées sans pression sociale.
Point 2 : Juger les idées trop rapidement
Rien n'assassine plus vite la créativité que la critique instantanée. Un « ça ne fonctionnera pas » tue l'engagement et conduit l'équipe vers des idées sûres et prévisibles.
Des études révèlent que la génération d'idées et l'évaluation d'idées activent des zones différentes du cerveau. Les mélanger trop tôt tue l'innovation. Beaucoup de grandes idées paraissent impossibles au départ.
Pour éviter cela :
- Séparez la génération d'idées et leur évaluation.
- Pendant le brainstorming, encouragez les réponses du type « oui, et... » plutôt que « oui, mais... ».
- Au moment de la critique, demandez : « Quelles conditions permettraient à cela de fonctionner ? »
Point 3 : Ne pas documenter et ne pas donner suite
Le plus grand échec du brainstorming se produit après la session. Sans documentation, sans étapes, l'excitation initiale s'évapore et rien ne se transforme. Les gens finissent par ne plus croire au brainstorming.
C'est ce qui arrive quand les équipes voient le brainstorming comme une fin en soi et non comme un point de départ.
Pour éviter cela, procédez comme suit :
- Désignez une personne chargée de consigner les idées et les mesures à prendre.
- Utilisez des outils qui capturent et organisent automatiquement les discussions.
- Prévoyez une réunion de suivi avant de quitter la salle.
- Partagez le résumé dans les 24 heures.
- Montrez comment les contributions de chacun ont influencé le plan final.
L'importance du brainstorming pour la collaboration en équipe dans la planification d'actions
La plupart des plans d'action échouent non pas par manque de stratégie, mais par manque d'adhésion. Quand les plans sont dictés par la hiérarchie, les équipes peuvent les exécuter, mais sans conviction. Le brainstorming y remédie en faisant participer les gens à la création des idées, en créant une appropriation et en stimulant la motivation. Les conversations collectives font émerger des idées que les leaders pourraient ignorer. Les employés de première ligne connaissent les goulots d'étranglement, les équipes de vente écoutent les objections des clients et les différents points de vue conduisent à de meilleures décisions.
Le brainstorming permet aussi d'aligner les priorités, les ressources et les compromis avant l'exécution. Quand les gens sont impliqués dans la création du plan, ils comprennent le « quoi » et le « pourquoi », ce qui mène à un engagement accru, une meilleure coordination et une exécution plus harmonieuse basée sur une compréhension partagée.
Comment le brainstorming aide à définir les plans d'action de votre équipe
Le brainstorming transforme des objectifs vagues en actions concrètes en poussant les équipes à définir le « comment ». Les objectifs comme « augmenter la satisfaction client » sont traduits en actions concrètes comme mettre en place des boucles de rétroaction, former le personnel ou repenser le processus d'onboarding.
Les échanges collectifs font apparaître des dépendances, comme la définition de critères avant de lancer un comité client, ce qui permet de définir des calendriers réalistes. Le brainstorming permet aussi de valider la faisabilité en posant des questions franches sur les ressources, les budgets et les compétences.
En anticipant les défis (actions des concurrents, contraintes technologiques, évolutions du marché), les équipes peuvent préparer des plans de secours. Au lieu de s'appuyer sur une exécution sans faille, le brainstorming prévoit les obstacles, élimine les suppositions irréalistes et crée des plans basés sur une compréhension partagée et une résolution collective des problèmes.
Conclusion
Le brainstorming ne se limite pas à lister des idées ; il convertit des objectifs flous en plans d'action, révèle les angles morts et consolide l'appropriation concrète par l'équipe. Ne pas le faire limite les horizons et affaiblit l'engagement de l'équipe dans l'exécution.
Un bon brainstorming se fait en 3 étapes : préparer l'équipe, mener des séances qui alternent créativité et focus, et donner suite en transformant les échanges en plan d'action. Les équipes performantes ne sont pas plus intelligentes, elles créent des espaces sûrs et structurés où les points de vue s'affrontent et les meilleures idées gagnent.
Prendre le temps de la conception à plusieurs au début fait gagner beaucoup de temps après. Quelques heures de brainstorming structuré vous épargnent des semaines de gestion de crise et d'exécution ratée.
FAQ
Suivi après le brainstorming ?
Partagez dans les 24 heures, définissez les responsables et les dates d'échéance, puis vérifiez dans une semaine pour maintenir la dynamique.
Comment mener au mieux une séance de brainstorming ?
Commencez par générer des idées en silence, puis partagez-les à tour de rôle. Ne séparez pas l'idéation du jugement, et utilisez des regroupements ou des matrices pour évaluer les idées.
Les inconvénients ?
Le brainstorming peut générer de nombreuses bonnes idées, mais il peut également être dominé par des personnes trop bavardes ou faire perdre du temps s'il n'est pas organisé et suivi.
Quelle doit être la durée des séances ?
60 à 90 minutes, c'est l'idéal. Moins, c'est trop court, plus, c'est épuisant. Pour les sujets complexes, envisagez de les diviser en plusieurs sessions plus courtes.
Peut-on le faire à distance ?
Oui, avec des logiciels tels que Miro ou Figma. Combinez la génération d'idées asynchrone avec des réunions en direct. Les espaces en ligne permettent d'impliquer les personnes plus discrètes et offrent une fonction d'enregistrement automatique.
