Guide d’entretien pour embaucher un Manager

Un guide d’entretien bien construit est votre arme secrète pour une embauche équitable, cohérente et efficace. Pourtant, de nombreux responsables passent des heures à définir des questions pour finalement se retrouver avec des notes, des jugements biaisés et des cycles de décision lents. Dans cet article, vous apprendrez à créer et à perfectionner un guide, et vous découvrirez l'outil qui rendra chaque étape fluide.

L'entretien peut être un moment décisif lorsque vous cherchez à recruter des talents. Une approche structurée peut améliorer vos chances d’engager la bonne personne. Voici comment optimiser vos entretiens, de la préparation au suivi post-entretien.

Préparation de l’entretien

Une préparation précise est la clé de la réussite. Nous vous dévoilons un exemple de guide d'entretien dans cet article.

Analyser le poste

Commencez par comprendre le rôle. Analysez la description de poste pour identifier les connaissances, compétences et aptitudes (CCA). À partir de là, identifiez les compétences clés pour réussir. Cela peut inclure :

• Compétences techniques

• Efficacité personnelle

• Résolution de problème

• Flexibilité

• Travail d’équipe

• Auto-Gestion

• Techniques de communication

Développer des questions

Les performances passées sont un indicateur fort d’un futur succès. Concentrez-vous sur la création de questions basées sur le comportement qui incitent les candidats à partager des expériences spécifiques, leurs actions et les résultats obtenus.

• Questions de comportement :ces questions doivent être en fonction du poste, ouvertes et accès sur le passé. Par exemple, pour évaluer le service client, vous pouvez demander « Parlez-moi d'une situation précise où vous avez dû gérer une plainte difficile d'un client. Décrivez vos actions. Quel a été le résultat ? »

• Prioriser : créer une liste de questions alignées avec le CCA et les compétences. Prioriser les qualités importantes pour le rôle, avec d’autres questions pour évaluer la compatibilité du candidat.

Former les intervieweurs

Toute personne participant aux entretiens doit être préparée et cohérente, tout en suivant le guide d'entretien exemple partagé entre les collaborateurs.

Connaissance et formation :assurez-vous que tous les intervieweurs connaissent les exigences du poste et sont formés pour les compétences suivantes :

• Faire un rapport

• Questions précises

• Documentation

• Évaluation de réponse

• Appliquer des échelles de notation

Distribution matérielle : l’intervieweur principal (souvent le responsable) doit fournir le matériel nécessaire, dont CVs, questions et échelle de notation au panel en avance.

Cohérence du panel : si vous menez des entretiens avec un panel, déterminez des questions uniformes pour chaque candidat, ainsi que des questions spécifiques à chaque candidat.

Gestion du temps : définissez un emploi du temps clair avec les intervieweurs. En général, les entretiens durent 45-50 minutes. Prévoyez 10 minutes par questions personnelles et 15 minutes à la fin pour noter les réponses.

Pendant l’entretien

Rester concentré et professionnel pendant l’entretien.

Prendre des notes

Enregistrez le contenu de l’entretien efficacement. Se fier à sa mémoire peut entraîner des inexactitudes. Les notes détaillées garantissent le rappel de points clés et d’exemples spécifiques de la part du candidat.

Utiliser un outil comme PLAUD NOTE pour cette étape. PLAUD NOTE enregistre la conversation, écrit pour vous et réalise des résumés. Cela signifique que vous pouvez écouter la personne. Vous ne raterez aucun point ni exemple. Cela facilite la revue de l’entretien plus tard.

Terminer l’entretien

Une forte conclusion laisse une impression positive et permet de gérer les attentes du candidat.

Questions du candidat : gardez 15 minutes à la fin pour que le candidat pose des questions.

Prochaines étapes : communiquez clairement les prochaines étapes du processus et le délai prévu du suivi.

Exprimez votre gratitude: remerciez le candidat pour son temps. Si le temps le permet, offrez un tour rapide des bureaux.

Après l’entretien

La phase post-entretien est cruciale pour la prise de décision.

Évalution des réponses

Complétez la notation immédiatement après l’entretien pendant que les informations sont fraîches. C’est pour cette raison que vous avez gardé 15 minutes en fin de session.

Si vous utilisez PLAUD NOTE pour enregistrer la conversation, vous avez la transcription et le résumé. Vous pouvez rapidement revoir les citations et les exemples donnés pour vous aider à noter.

Le résumé généré par IA peut aussi vous donner une vue rapide des points clés, pour vous aider à réaliser une évaluation équitable et cohérente durant ces 15 minutes.

Vérification des références

Ajoutez les références fournies par les Ressources Humaines dans votre rapport. Ces références offrent des commentaires francs, dont les points à améliorer, ce qui peut s'avérer précieux pour identifier les candidats les plus qualifiés.

Conseils pour la préparation d’entretien

Un guide d'entretien semi directif doit être suivi pour être efficace et réaliser des bons entretiens. Voici quelques exemples de ce qu’il est nécessaire de suivre.

Poser des questions efficaces

Les questions efficaces révèlent la manière de penser d’un candidat, ses valeurs et sa capacité d’adaptation. L’utilisation de STAR offre un modèle de suivi :

• Situation : défini le cadre et le contexte

• Tâche : clarifie le défi et les objectifs.

• Action : demander les étapes suivies.

• Résultat : analyser les résultats.

Équilibrez les questions ouvertes (« Décrivez une situation de gestion de projet avec des délais serrés ») avec un objectif de suivi (« Quels obstacles avez-vous rencontré et comment vous êtes-vous adapté ? »). Les questions ouvertes encouragent le récit d’expérience, alors que les relances ciblées permettent d’approfondir. Lorsque c’est possible, posez des questions qui dévoilent les défis rencontrés, les critères de décision utilisés et les signes de conscience en soi, comme « Que feriez-vous différemment aujourd’hui ? »

Respecter la légalité et l’éthique

Poser une mauvaise question peut avoir des conséquences légales et abîmer la marque de votre entreprise. Pour vous protéger, gardez une liste « Ne pas demander » vs « Conforme » :

Au delà de ces sujets, respectez les lois locales de confidentialité et de lutte contre la discrimination, dont la PDPA de Singapour et la GDPR d’Europe. Utilisez un langage standardisé et les mêmes questions pour chaque candidat.

Évaluer et comparer les candidats

L’instinct a sa place, mais les données gagnent sur la cohérence. Développez un système de notation de 1 à 5 pour chaque question et définissez chaque score :

1 = besoin de développement : évidence minime de compétence.
3 = répond aux attentes : bons exemples, solide compréhension.
5 = dépasse les attentes : impact exceptionnel.

Décidez si vous prenez des notes en direct ou si vous réalisez un debrief de suite. Prendre des notes en direct peut vous distraire au niveau de l’écoute. Le debrief mène à de meilleures discussions mais avec le risque d’oublis. Peu importe votre choix, demandez aux intervieweurs de noter leurs scores avant la discussion pour éviter les changements d’avis.

Conclusion

Vous pouvez utiliser ces idées pour faire de meilleurs entretiens et vous guider vers de bons choix d’embauche. De plus, les candidats qui se préparent et réfléchissent à leurs entretiens peuvent s'améliorer et obtenir les emplois qu'ils souhaitent.

FAQ

Quelle est la différence entre un entretien structuré et non structuré ?

Un entretien structuré utilise les mêmes questions prédéfinies et critères d’évaluation pour chaque candidat pour assurer l’équité et la cohérence. Un entretien non structuré est plus une discussion et diffère selon l’intervieweur, ce qui peut rendre la comparaison difficile.

Combien de questions sur les compétences dois-je inclure ?

Entre 6 et 15 questions pour un entretien de 30 à 40 minutes combiné avec une session de suivi.

Quelles sont les erreurs à éviter durant un entretien structuré ?

Même avec un guide, il est possible de faire des erreurs, les plus communes sont trop de rigidité, la prise de note incohérente, l’effet d’halo et de négliger l’expérience du candidat.