Des comptes rendus de réunion efficaces sont essentiels pour documenter les discussions, les décisions et les actions à prendre. Ils offrent un compte rendu clair qui peut être utilisé ultérieurement, garantissant ainsi la responsabilité et la clarté. Ce guide vous accompagnera tout au long du processus et vous expliquera comment faire un compte rendu de réunion efficace, clair et rapide.
Pourquoi est-il important de rédiger des comptes rendus de réunions précis ?
Les comptes rendus de réunion précis ont plusieurs points clé :
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Documentation : ils offrent un enregistrement écrit de ce qui a été discuté et décidé.
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Responsabilité : ils aident à suivre les actions et les responsabilités.
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Réference : They serve as a point of reference for future meetings.
Sans des comptes rendus précis, des détails importants peuvent être oubliés, peuvent mener à des incompréhensions et des opportunités manquées.
Que devrait être inclus dans les comptes rendus de réunion ?
Avant de commencer à prendre des notes, il est important de comprendre le type d’information que vous souhaitez enregistrer. Comme noté avant, votre organisation peut avoir demandé du contenu et un format spécial à suivre, mais généralement, les comptes rendus de réunions incluent :
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Date et heure de la réunion
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Noms des participants et des absents
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Acceptation ou corrections/modifications apporté au dernier compte rendu
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Décisions prise pour chaque point de la réunio, par exemple :
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Actions prises or à réaliser
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Prochaines étapes
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Résultats de vote
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Motions acceptées ou rejetées
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Tâches en pause
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Nouvelles tâches
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Date et heure de la prochaine réunion
Comment faire un compte rendu de réunion ? Étape par étape
Ce guide vous montre une manière simple d’écrire un compte rendu de réunion clair et utile en quatre étapes.
Étape 1: préparer en avance
Une préparation en avance peut faire la différence et donner une image plus professionnelle.
Premièrement, créer un agenda. Les bonnes réunions en ont un. Vous pouvez utiliser cet agenda comme un guide pour vos notes. Cela vous permet de connaître les sujets à aborder.
Ensuite, préparer un template pour vos notes. Cela économise du temps et permet à vos notes de rester identiques.
Pour des notes formelles, ajoutez un titre, une date, l’heure, la liste des participants, l’agenda, des liens vers la présentation, les décisions et les actions détaillées (avec les responsables et les dates de livraison).
Pour des notes occasionnelles, un modèle plus simple avec juste le titre, la date, l’heure et les actions/décisions suffit.
Étape 2: prendre des notes pendant la réunion
C’est généralement mieux de prendre des notes sur un ordinateur ou une tablette.
Les notes digitales sont plus simples à partager, sauvegarder et à changer plus tard que celles prises à la main. Bien que le papier soit pratique pour une prise de notes rapide, la version digitale est plus efficace. Nous recommandons d’utiliser un outil comme PLAUD NOTE. Il permet d’enregistrer et de transcrire la réunion, vous libérant de la prise de notes et vous permet de participer pleinement à la réunion.
Si vous écrivez à la main, concentrez vous sur les points clé. N’essayez pas d’écrire chaque mot. À la place, soyez sûr d’écrire :
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Faits : informations concrètes ou mises à jour (e.g., « Projet retardé de deux semaines » ).
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Problèmes : chaque problème ou défi qui doit être adressé.
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Décisions : crucial, surtout dans les contextes formels comme les comités de pilotage. Notez la décision et la raison.
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Actions/Prochaines étapes : ce qui a besoin d’être fait, qui est responsable et quand. C’est vital pour le projet.
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Questions et réponses : si quelqu’un pose une question, d’autres peuvent avoir la même, donc noter les deux.
Étape 3: rendez vos notes faciles à lire après la réunion
Cette étape est cruciale, même si les notes sont pour votre utilisation personnelle. Revoyez et réecrivez vos notes dès que possible après la réunion. De cette manière, tout reste frais dans votre tête.
Voici trois actions clés à réaliser pour avoir vos comptes rendus clairs et efficaces :
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Clarifier et corriger : corrigez les erreurs ou les phrases incomplètes. Transformez le contenu en écriture professionnelle que tout le monde peut comprendre.
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Résumer : condensez la discussion pour mettre en évidence les points les plus importants. Personne ne veut lire des comptes rendus interminables. Concentrez-vous sur les faits essentiels, les décisions et les mesures prises.
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Être spécifique : veillez à ce que les décisions soient claires, que leur justification soit documentée et que les mesures prises soient assorties de responsabilités et de délais.
À cette étape, vous pouvez aussi utiliser des outils pour rendre les choses plus efficaces.
Par exemple, essayez d’utiliser PLAUD NOTE. Vous pouvez sélectionner un modèle de compte rendu de réunion avec l’outil et laisser l’IA vous aider à créer un résumé de vos notes facile à lire.
Si vous avez besoin de faire des corrections, vous pouvez utiliser l’option « Chercher et remplacer » de PLAUD NOTE pour modifier les résumés. Cela aide à corriger les erreurs rapidement et être sûr que les notes finales sont parfaites.
Étape 4: enregistrer et partager les notes
Une fois que vos notes sont prêtes, vous devez les sauvegarder et les partager.
Pour les réunions moins formelles, vous pouvez simplement envoyer par e-mail le résumé des décisions et des mesures prises aux personnes qui étaient présentes.
Pour les réunions plus formelles, vous devez conserver vos notes dans un endroit centralisé, tel qu'un site dédié à l’équipe ou sur SharePoint. Ainsi, tout le monde pourra les consulter en cas de besoin. Veillez à créer un format facile à rechercher.
En suivant ces quatres étapes, vous pouvez créer des comptes rendus de réunions qui constituent des documents précieux, développent les responsabilités et améliorent votre processus de travail.
Comment écrire un compte rendu de réunion avec PLAUD NOTE
Nous avons parlé des étapes pour écrire un compte rendu de réunion. Maintenant, voyons comment un outil comme PLAUD NOTE peut rendre le processus plus rapide et meilleur.
Suivez ces étapes :
Étape 1: enregistrer la réunion
Premièrement, utilisez PLAUD NOTE pour enregistrer la réunion. Vous pouvez le placer sur la table ou l’utiliser avec votre téléphone. Il écoute ce qu’il se dit et le transcrit directement. Cela signifie que vous n’avez pas à écrire et que vous pouvez vous concentrer sur la discussion.
Étape 2: laisser l’IA faire le travail
Une fois la réunion terminée, PLAUD NOTE passe au travail.
L’IA fera la transcription de toute la réunion. Cela vous donnera un enregistrement complet de ce qui a été dit. Vous pouvez ensuite choisir un modèle de résumé sur PLAUD NOTE. L’IA utilisera ce modèle pour créer un résumé simple à lire de la réunion.
Étape 3: vérifier et partager le résumé
Après que l’IA ait créé le résumé, lisez le et soyez sûr qu’il est correct. Si vous devez le corriger, vous pouvez utiliser l’option « Chercher et remplacer » pour modifier rapidement avec PLAUD App.
Une fois que tout est bon, vous pouvez partager votre compte-rendu de réunion avec votre équipe. Cela permet à tout le monde de savoir ce qui a été discuté et les prochaines actions.
Voici un modèle simple de compte rendu de réunion
Au niveau du format, voici quelques conseils à garder en tête :
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Être objectif.
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Écrire dans le même temps.
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Éviter l’utilisation de noms.
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Éviter les observations personnelles, cela doit être basé sur des faits.
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Si vous avez besoin de citer d’autres documents, n’essayez pas de les résumer. Indiquez où ils peuvent être trouvés et ajoutez les en appendix du compte rendu.
PLAUD offre aussi un accès à de nombreux modèles de compte rendu de réunion.
Vous pouvez les chercher et sélectionner celui qui vous intéresse depuis plusieurs modèles dans la librairie.
Que vous cherchiez un format de compte rendu pour un conseil d’administration ou une discussion d’équipe, les modèles sont disponibles pour chaque occasion.
Voici un modèle simple que vous pouvez utiliser lors de votre prochaine réunion :
Conclusion
Les comptes rendus de réunion sont importants. Ils enregistrent les informations essentielles d’une réunion. Mais les réaliser ne doit pas être une tâche difficile. Nous espérons que cet article a aidé les nouveaux dans la réalisation des comptes rendus de réunion afin de créer des résumés efficaces pour votre entreprise.
FAQ
Est-ce que les comptes rendus de réunion doivent être validés ?
Oui, les comptes rendus des réunions doivent être approuvés afin de garantir leur contenu. Le processus de validation a lieu au début de la réunion suivante, au cours de laquelle les participants lisent le compte rendu de la réunion précédente et l'approuvent tel quel ou réalisent des modifications. Une fois approuvé, le compte rendu devient officiel. Ce processus contribue à maintenir la transparence et la responsabilité au sein de l’entreprise. Avant de partager le compte rendu de votre réunion, assurez-vous que le président du conseil d'administration l'a examiné et révisé ou approuvé pour diffusion. Il ne constitue pas un compte rendu officiel tant que cette étape n'a pas été réalisée.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un compte rendu de réunion ?
Lorsque vous rédigez un compte rendu de réunion, il est important d'éviter de le surcharger de détails qui le rendent difficile à lire. Au lieu de retranscrire mot pour mot chaque conversation, concentrez-vous sur les décisions clés et les mesures à prendre. Ne pas clarifier les mesures à prendre peut également être une erreur : chaque tâche doit être attribuée à une personne spécifique avec un délai précis. Retarder la distribution peut également poser problème, car les informations risquent de ne plus être pertinentes. Enfin, un formatage incohérent peut semer la confusion chez les lecteurs, il est donc essentiel d'utiliser un modèle standardisé.
Comment puis-je m'assurer que mes comptes rendus de réunion sont conformes à la loi ?
Pour garantir la conformité juridique, enregistrez avec précision les résolutions, les votes et les motions, et évitez d'inclure des opinions personnelles dans le compte rendu. Indiquez des détails tels que les noms des participants, le quorum et les votes afin d'établir la validité. Il est essentiel de rester neutre et objectif tout au long du processus afin d'éviter tout litige juridique. Enfin, conserver le compte rendu en lieu sûr et veiller à ce qu'il soit accessible pour référence future contribue à garantir la conformité.
